Acuerdos de equipo: un catalizador de confianza

Cada lunes a las 9h de la mañana un equipo de dirección tiene su reunión semanal. Luis llega tarde, como siempre. El resto del equipo lo mira con una mirada inquisitoria, pero no dice nada. Montse realiza una presentación larga, tediosa, con demasiado detalle. Más orientada a su equipo que al equipo de dirección. Si pudiéramos leer el pensamiento del resto del equipo sería algo así como: “buff, otra vez lo mismo, esta presentación no me aporta demasiado”. Nadie dice nada. Durante la reunión, Ángel y Ana hablan entre ellos con frecuencia, se ríen y se distraen. Algunos de los miembros los miran con una mirada reprobatoria, pero nadie dice nada.

¿Os suena? ¿Qué diríais que le pasa a este equipo?

Podríamos decir muchas cosas, pero lo que está clarísimo es que no ha acordado unas reglas de funcionamiento o reglas del juego como equipo.

Luis, Montse, Ángel y Ana son ejemplos de inercias individuales que no se ajustan a las expectativas de su equipo.

Es normal que en un equipo de nueva creación los miembros tengan diferentes experiencias de equipo, expectativas e intereses. Así que también es normal que estén desalineados. Y, ojo, aviso para navegantes: los equipos con más rodaje, a pesar de estar más alineados, pueden desajustarse con facilidad por aspectos como la falta de sinceridad o cambios en el contexto.

Las reglas del juego son acuerdos de equipo para facilitar su buen funcionamiento y alineamiento.

Crear estas reglas implica abrir una conversación para darnos feedback sobre el propio desempeño y para tomar acciones de mejora.

Los equipos acostumbran a hablar sobre temas operativos o estratégicos, pero en cambio no están habituados en hablar sobre ellos mimos. Por eso, este tipo de conversaciones suelen brillar por su ausencia ya sea por desconocimiento, por exceso de diplomacia o por miedo a abrir un melón que nadie quiere manejar.

El ingrediente secreto de la fórmula mágica: la confianza

Para que un equipo pueda conversar sobre su funcionamiento, tiene que haber un mínimo nivel de sinceridad y de confianza. Paradójicamente, establecer estas conversaciones suele incrementan la sinceridad y la confianza. Así que es importante estar atentos al momento del equipo y crear las condiciones necesarias para que esta conversación sea productiva.

Para establecer acuerdos con el equipo es importante seguir cada uno de estos pasos:

1. Identificar las inercias: ¿Cómo estamos trabajando juntos?, ¿Qué nos ayuda para trabajar mejor en equipo?, ¿Qué nos dificulta el trabajo en equipo?
2. Explicitar y compartir expectativas: ¿Cómo queremos trabajar juntos?
3. Acuerdos y compromiso de equipo. ¿Qué queremos hacer con esto?
4. Velar por su cumplimiento. ¿Cómo sabremos que estamos aplicando las reglas de juego?

Las reglas del juego no son algo teórico que hacemos y guardamos en un cajón, sino todo lo contrario. Es un documento vivo que incorporamos en las reuniones y que vamos revisando su adecuación práctica.

¿Cuáles son los beneficios de acordar unas reglas del juego?

Tener unas pautas consensuadas de las reglas del juego aporta al equipo beneficios inmediatos:

• Reconducir inercias poco funcionales y cultivar inercias más útiles para el equipo
• Crear un espacio de seguridad psicológico que permita más comodidad y apertura
• Fortalecer la comunicación (sinceridad, escucha, feedback…) y las relaciones.
• Incrementar la confianza

De la teoría a la práctica: velar por el cumplimiento de acuerdos

Cada uno de los cuatro pasos descritos para crear las normas del juego de equipo son imprescindibles y tienen su complejidad. Ponen encima de la mesa la capacidad de escuchar, de sincerarse, de acordar, de negociar, etc… Pero si alguno es una clave de éxito imprescindible es el cuarto paso: velar por el cumplimiento de los acuerdos.

Velar tiene que ver con cuidar el cumplimiento de los acuerdos y el compromiso con los mismos. Sin este paso, todo el trabajo habrá sido un mero ejercicio intelectual y el funcionamiento del equipo continuará siendo el mismo.

Supongamos que el equipo del ejemplo descrito al inicio de este artículo haya consensuado entre otras, las siguientes reglas del juego:

• Ser puntual en las reuniones (estar en la sala 5 minutos antes del inicio). Si no es posible cumplir, hay que avisar previamente.
• Las presentaciones de los miembros tienen que estar adaptadas a los intereses del equipo, tienen que estar preparadas y deben de ser breves.
• Durante la reunión hay que evitar a toda costa las conversaciones paralelas (presenciales o por otros canales).

Imaginaros que, en la siguiente reunión, algún miembro incumple alguna de las reglas del juego. Por ejemplo: alguien llega tarde. 

¿Qué NO debería hacer el equipo?

Estamos hablando de un incumplimiento de un acuerdo y, por lo tanto, lo que no debería hacer el equipo, a pesar de que es bastante frecuente, es callar o quejarse. Entiendo la queja como una manera de expresar insatisfacción poco productiva, como quejarse a otra persona, por ejemplo.

¿Qué debería hacer?

Ser coherente con el incumplimiento de un compromiso y reclamar el acuerdo. Reclamar es una conversación que confronta al equipo con su coherencia y con su capacidad de cumplir lo que se propone y se ocupa de tomar acciones para reparar el daño ocasionado por el incumplimiento. Esta conversación de equipo puede tener como resultado, reconfirmar la regla del juego o puede suponer una modificación de esta.

Cumplir compromisos de equipo: sinónimo de responsabilidad y pilar de confianza

Cumplir compromisos, es decir la responsabilidad, es uno de los tres pilares de la confianza, un valor que la Red de Consultores Totales defendemos como centro nuclear para ser una Empresa Total.

La confianza nos permite seguir adelante, desbloquear situaciones y abrir nuevas posibilidades porque actúa como un verdadero catalizador para la acción.

Para que un equipo sea más TOTAL es vital que entrene su habilidad para cumplir compromisos. La consecuencia es que el equipo cree y confía más en sí mismo. Cree en su habilidad para aprender, en su capacidad para hacerse cargo de lo que no funciona y en conseguir los retos que se propone.

Cómo dice Peter Drucker, “A menos que haya compromiso, solo hay promesas y esperanzas, pero no planes”.

¿Os habéis preguntado cómo cumplís los compromisos en el equipo?

¿Os habéis preguntado como conversáis sobre ello?

¿Os habéis preguntado cual es el impacto en la confianza del equipo? Las respuestas a estas preguntas os ayudaran a ser un equipo más TOTAL.